Що ж являє собою дипломатична документація? Якщо дипломатична документація становить один вид офіційної переписки, то до другого, незрівнянно більше розповсюдженому в сучасному світі, ставиться ділова кореспонденція, що широко використовується в контактах між державними органами, установами, фірмами, комерційними структурами (як однієї країни, так і з виходом за її границі).

Техніка й стиль ділової (службової) переписки можуть варіюватися залежно від мови й традицій різних країн, однак, існують деякі обов'язкові загальні правила, обумовлені міжнародною практикою й умовностями. Багато береться з розглянутих вище протокольних вимог, пропонованих до дипломатичної документації (обіг, формула ввічливості й ін.)

Разом з тим тут не може бути прямого калькування, а специфіка того або іншого конкретного виду бізнесу диктує часом не тільки необхідність обліку особливостей змістовної сторони намічуваної угоди, але й знання характеру, психології й темпераменту партнера, передбачення його можливої реакції на окремі пасажі послання.

У листах, що мають напівофіційний характер, а також у приватній переписці, у тому числі в заснованій на багаторічних дружніх відносинах рє різновиду, також варто використовувати деякі елементи "документального протоколу", не забуваючи при цьому про здоровий глузд і уникаючи зайвих формальностей, які можуть викликати у вашого адресата іронічну усмішку або навіть роздратування. Імідж бізнесмена складається не тільки з гарних манер, стилю одягу, уміння поводитися на вулиці, у гостях, у ресторані й т.д.

Найважливішим елементом, що впливає на його сприйняття діловим співтовариством, є здатність підготувати службовий або дружній лист, що також відповідає загальноприйнятим нормам і стандартам. На цьому поприщі на початкових стадіях практично кожному важко уникнути оман і помилок. От як описує свій перший досвід відомий нині фахівець із питань міжособистісного спілкування, книги якого мільйонними тиражами розходяться по усьому світі, Д.Карнегі.

Коли я був ще молодий і щосили намагався провадити враження на людей, я написав найдурніший лист Ричардові Гардингу Дэви-Су письменникові, що був у той час помітною фігурою на літературному обрії Америки, повідомляє читача Карнегі. Попередньо я почерпнув про нього відомості з журнальної статті й попросив Дэвиса повідомити мене про його методи роботи. Декількома тижнями раніше я одержав від якоїсь персони лист, що закінчувалося наступним вираженням: "Продиктований, але не читано". На мене це зробило надзвичайне враження.