Воно розташовується небагато відступивши долілиць від адреси одержувача й починається, як правило, на тій же вертикалі, що й текст листа. На відміну від прийнятого в російській мові знак оклику, після обігу при написанні на іноземних мовах прийнято ставити кому або двокрапку.

Текст листа завжди починається з нового рядка й із заголовної букви (незважаючи на те, що треба після коми або двокрапки). Підпис, що засвідчує лист, міститься, природно в самому кінці його. При оформленні кореспонденції прийнято дотримуватися також наступних правил: Службові листи пишуться на чистому бланку або аркуші паперу тільки на особовій стороні.

Зовнішній вигляд бланка є свого роду візитною карткою установи; до його оформлення варто віднести з усією серйозністю. Кожна сторінка (крім першої) нумерується арабськими цифрами. При друкуванні листа на машинці ширина поля з лівої сторони повинна бути не менш 2 див. Текст листа друкується через 2 або 1,5 інтервали; звертання до адресата пишеться без абзацу. Абзаци відділяються друг від друга 23 інтервалами. У листі не повинне бути яких-небудь позначок, ініціалів друкарки, номерів телефонів і т.д.

Все це припустимо на 2-м або 3-м "ділових" екземплярах листа. Лист складається текстом усередину. Найбільш важливі послання бажано не згинати, а направляти в більших щільних конвертах; менш офіційні можна складати. Конверти повинні бути відповідного розміру. При відправленні вітальних листівок варто пам'ятати про те, що ставити тільки підпис прийнятий лише на офіційному поздоровленні.

Особиста листівка повинна містити хоча б кілька рядків належного случаю тексту. Найвищою мірою бажано уникати помилок у діловій переписці. Але якщо все-таки необхідно внести виправлення, то робити це треба за допомогою спеціального коригувального паперу або рідини флюїду (різного роду підчищення за допомогою ластику або леза неприйнятні для сучасного письмового етикету).

Сучасний ритм життя, розвиток принтерних систем приводять до того, що друковані тексти всі частіше застосовуються в напівофіційній і приватній переписці. Незважаючи на багато очевидних переваг такого способу спілкування (немає потреби, зокрема, переживати через нерозбірливість почерку), треба все-таки порекомендувати не зневажати "дідівськими способами" пером і чорнилом. Друковані тексти неминуче надають контактам наліт офіційності, не дають можливості виявитися "особистісним" особливостям авторів листів.