Оформлення підсумків переговорів і бесід: У дипломатичній і діловій практиці прийнято за підсумками переговорів, що відбулися, оформляти їхній докладний запис. Це робиться незалежно від того, закінчилися переговори прийняттям конкретних документів (договори, угоди, спільні комюніке й т.п.) чи ні. Урегулювання двостороннього або багатобічного питання, складної торгово-комерційної угоди, як правило, не завершується "в один присід".

Переговори часом затягаються, перериваються для консультацій, після яких сторони нерідко вносять зміни у свої попередні позиції, що вимагає ретельного обліку всіх раніше висловлених міркувань і аргументів, а тим більше вносившихся конкретних пропозицій. Навіть якщо переговори проведені в один тур, їхній запис також дозволить надалі при необхідності усунення непорозумінь, прояснення обставин справи в будь-який момент відновити картину дискусії, без праці знайти "камінь спотикання".

У записі переговорів фіксується точна назва сторін країна, організація й ін.); прізвища й посади учасників; місце, дата (день і година) і тривалість зустрічі; основні питання, що обговорювалися, і висловлені по них думки; досягнуті домовленості або позиції сторін по неузгоджених питаннях; запис про вручення яких-небудь документів (з додатком їхніх копій).

Запис переговорів рекомендується оформляти відразу ж, по "гарячих слідах", у крайньому випадку наступного дня. У противному випадку можуть піти з пам'яті деякі деталі, значеннєві нюанси, що мають часом немаловажне значення. Приблизно ті ж критерії діють у відношенні повсякденних "рутинних", або, як їх ще називають, дневниковых записів бесід дипломата.

Крім відзначених вище формальних атрибутів у таких записах прийнято вказувати, із чиєї ініціативи бесіда відбулася й була вона проведена "один на один" або за допомогою перекладача. Важливі й термінові питання, порушені в бесіді передаються у відомство іноземних справ шифрованою телеграмою, а більше докладна інформація, так само як і записи, що не мають термінового характеру пересилаються з дипломатичною поштою. Природно, до бесід ділових партнерів пред'являються менш серйозні вимоги оформлювального характеру.

Тут усі вирішують питання істоти, і укладач бесіди вільний сам визначити, робити йому докладний запис або обмежитися двома-трьома фразами, своєрідними "вузликами на пам'ять", які можуть придатися надалі. Є, втім, одна невід'ємна умова, якій повинні відповідати запис бесіди як дипломата, так і бізнесмена точне відбиття її втримування.