Він проводжає делегацію до приміщення, де будуть проходити переговори. Сама приймаюча делегація повинна в повному складі перебувати в цьому приміщенні. Якщо переговори тривають тривалий час, то в перерві може бути подане частування: чай, кава, бутерброди, фрукти й т.д. Бажаний частування гостей організовувати в окремому приміщенні. При відсутності такої можливості частування вносять у приміщення, де ведуться переговори.

Розсадження за столом, за яким ведуться переговори, повинна бути зроблена відповідно до загальноприйнятих правил і з урахуванням рівня й службового становища осіб, що беруть участь. Глави делегацій можуть сидіти на чолі стола (перекладачі перебувають збоку), а далі за столом розташовуються інші члени делегації. Однак частіше використовується інший варіант: глави делегацій сидять у центрі стола, друг напроти друга, поруч із ними перебувають перекладачі й далі члени делегацій.

Якщо в переговорах беруть участь три або більше сторони, то вони розсідаються за алфавітом за годинниковою стрілкою навколо круглого або прямокутного стола. Головують по черзі за алфавітом або на першому засіданні головує хазяїн, а далі за алфавітом. Існує ще один варіант розсадження, коли навколо стола сидять тільки глави, а члени делегацій розташовуються за ними