У хід ідуть у таких випадках цікаві цитати, жарти, доречний анекдот і т.п. Структура й оформлення ділової кореспонденції. У попередньому параграфі було показане значення значеннєвої частини будь-якого виду офіційної ділової кореспонденції. Не менш важливі й утримування, істота будь-якого приватного листа, тому що для переписки в такій же мері вірний принцип "зустрічають по одежинці", як і для особистого спілкування.

Знайомлячись із листом навіть невідомої людини, ви мимоволі формуєте для себе його образ, становите досить чітке подання про інтелект, рівень утворення й культури, організованості. Разом з тим і сама "одежинка" (достаток помилок або відсутність таких, розташування тексту, якість паперу, використовувані формули ввічливості й ін.) допоможе затвердитися в думці про відправника листа.

Наявність належної, звичної для більшості ділових людей "світської формалістики", безсумнівно, послужить добру службу, зробить сприятливе враження, допоможе відкрити потрібні двері. Рівність, повага й коректність от, мабуть, "три кити", на яких повинні будуватися відносини між відправником і одержувачем ділової кореспонденції. Батьківщиною етикету складання ділового листа, що міцно ввійшов у сучасне міжнародне спілкування, прийнято вважати Англію.

Зложившись півтора століття назад, формальні правила переписки, зовнішня атрибутика кореспонденції практично залишилися незмінними. Адреса одержувача міститься нижче адреси відправника тільки в лівому верхньому куті листа. Обіг містить у собі ім'я, іноді прізвище зі словами "Шановний пан" або вказівка офіційного поста або прийнятого титулу ("Шановний пан Президент", "Ваше Превосходительство" і ін.).